Yhteistyössä Epaalan Anselmi / Anselmi Catering
Kaikki kuvat Petra Veikkola
Niin hääjuhlissa kuin muissakin tilaisuuksissa ruokailu on yleensä merkittävässä roolissa ja on usein myös juhlan suurimpia menoeriä. Tavallisimmin hääjuhlan ruokatarjoilut tilataan pitopalvelulta ja sopivimman palveluntarjoajan valinta ei ole aina ihan helppoa, jos vaihtoehtoja on useita. Tällöin tarjouspyyntöjä kannattaakin lähettää useampaan eri pitopalveluun. Laadukkaista raaka-aineista valmistettu maistuva ruoka, ammattitaitoinen palvelu sekä kokonaisuuden hinta ovat yleensä niitä vaikuttavimpia kriteereitä pitopalveluja vertaillessa. Varsinkin isompia juhlia järjestettäessä on tärkeää, että myös yhteydenpito asiakkaan ja pitopalvelun välillä on sujuvaa ja palveluista pystytään joustavasti rakentamaan asiakkaan tarpeisiin sopiva kokonaisuus.
Jos itsellä ei ole aiempaa kokemusta pitopalveluehdokkaista tai esimerkiksi juhlavieraana ei ole päässyt pitopalveluiden ruokia maistelemaan, kannattaa vilkaista muutamia asiakaspalautteita ja ruokakuvia pitopalveluiden nettisivuilta tai Facebookista, jotta saa jonkinlaista ennakkokäsitystä kunkin palveluntarjoajan toiminnasta. Mikäli pitopalvelulla on myös lounasravintola, on siellä hyvä mahdollisuus päästä maistelemaan ruokia, sillä lounastarjonnan laatu ja maku antavat jo hieman viitteitä siitä, millaista ruokaa pitopalvelulta voi odottaa juhlatilaisuuksiin.
Pitopalveluilta löytyy valmiita menuehdotuksia, mutta tarvittaessa menu ja palvelupaketti voidaan myös räätälöidä asiakkaan toiveiden mukaan. Nykypäivänä pitopalvelut toteuttavat perinteisten juhlamenujen lisäksi myös uudenaikaisempia vaihtoehtoja, kuten street foodia, cocktail-tyylisiä tarjoiluja sekä kasvis- ja vegaaniruokaa. Jo tarjouspyynnössä on hyvä kertoa omat toiveet ja tarpeet pitopalvelun suhteen, jotta palveluntarjoaja pystyy heti suunnittelemaan menun ja palvelun teille sopivaksi.
Pitopalveluja vertaillessa kannattaa selvittää huolellisesti palvelukokonaisuuden sisältö ja hinnoittelu. Pitopalvelukokonaisuus koostuu useista eri tekijöistä ja palveluntarjoajilla on myös erilaisia tapoja esittää hinta. Toisilla menun hinta sisältää koko palvelupaketin, kun taas osalla pitopalveluista menun hintaan sisältyy vain ruokatuotteet ja sen lisäksi muun muassa tarjoiluhenkilökunta, astiat, liinat, erityisruokavaliot ja matkakulut veloitetaan erikseen. Tällöin edulliseltakin vaikuttavan menun loppusumma saattaa nousta vielä merkittävästi.
Palvelukokonaisuuden sisältö
- ruoka ja hääkakku
- erityisruokavaliot
- tarvittaessa myös iltapalatarjoilu
- ruoka- ja kahviastiat, kuohuviinilasit, viinilasit, konjakki- ja liköörilasit
- pöytäliinat tarjoilu- ja vieraspöytiin
- servietit ruokailuun ja kahvitukseen
- tarjoiluhenkilökunnan tehtävät, tarjoiluaika ja veloitukset lisätunneilta
- pöytien kattaminen, serviettien taittelu
- matkakulut juhlapaikalle
- hääpalaveri
Ruoka itsessään on siis vain yksi osa pitopalvelukokonaisuutta ja sen lisäksi loppusummaan on laskettava mukaan myös kaikki muut lisäveloitukset, mikäli näitä ei ole valmiiksi sisällytetty menuhintaan.
Suurimmalla osalla pitopalveluista lasten ruokailu on hinnoiteltu normaalihintaa edullisemmaksi eli tämäkin asia on hyvä selvittää ennakkoon, jos juhlavieraidenne joukossa on lapsia. Ennen pitopalvelun varausta kannattaa varmistaa myös kyseisen palveluntarjoajan tilaus- ja peruutusehdot. Erityisesti hääpitopalveluvarauksissa monet pitopalvelut veloittavat heti varauksen yhteydessä varausmaksun, joka vähennetään tilauksen loppusummasta. Peruutuksissa varausmaksua ei palauteta. Lopullinen henkilömäärä on ilmoitettava pitopalvelulle yleensä noin 1 viikko ennen tilaisuutta. Tämän jälkeen tilaukseen tehtävistä muutoksista pitopalvelu saattaa veloittaa lisämaksun. Myös pitopalveluiden laskutuskäytännöissä on eroja; osa pitopalveluista laskuttaa tilauksen loppusumman kokonaisuudessaan tai ainakin osittain jo ennen toimitusta, osa lähettää laskun vasta tilaisuuden jälkeen.
Jo ennen varauksen vahvistamista on siis hyvä selvittää kaikki hintaan vaikuttavat tekijät sekä varmistaa, että pitopalvelu pystyy toteuttamaan asiakkaan mahdolliset erityistoiveet. Muista yksityiskohdista ja aikatauluista ehtii sopia tarkemmin lähempänä tilaisuuden ajankohtaa. Useimmilla pitopalveluilla hääcateringiin sisältyy myös hääpalaveri, jossa käydään vielä yhdessä läpi menu sekä juhlapäivän aikataulut ja muut käytännön järjestelyt pitopalvelun osalta. Palaveri kannattaa pitää hyvissä ajoin, mielellään muutama viikko ennen hääjuhlaa.
Ainakin seuraavat asiat olisi hyvä käydä läpi hääpalaverissa:
- lopullinen menuvalinta
- hääkakku, koristelu ja kakkuteline
- erityisruokavaliot
- pöytien kattaminen
- juhlapäivän aikataulut
- tarjoiluhenkilökunnan tehtävät
- ruokajuomien tarjoilu
- juhlatilan keittiövarustelu
Jos pöytäliinat ja astiat tulevat pitopalvelun kautta, kannattaa varmistaa, että pitopalvelu pystyy toimittamaan tavarat juhlapaikalle jo edellisenä päivänä, mikäli silloin on tarkoitus tehdä koristelut ja kattaukset. Hääparin ja muun valmisteluporukan työtä helpottaa, jos pitopalvelu hoitaa pöytien liinoittamisen, astioiden kattamisen ja serviettien taittelun. Kaikilla pitopalveluilla tämä ei kuitenkaan sisälly hintaan, joten on syytä sopia pitopalvelun kanssa etukäteen, kuka pöytien kattamisen hoitaa.
Juhlapäivän aikataulun osalta on sovittava, mihin aikaan alkumaljat tarjoillaan, milloin olisi tarkoitus aloittaa ruokailu ja mihin aikaan kakku-kahvituksen tulisi olla valmiina. Ruokailun kesto riippuu toki vierasmäärästä ja mahdollisesta oheisohjelmasta ruokailun aikana, mutta pääsääntöisesti ruokailun aloittamisen ja kakku-kahvien väliin olisi hyvä varata aikaa noin 2 tuntia. Tällöin vieraat saavat rauhassa syödä ja sen jälkeen pitopalvelu ehtii kerätä ruokailuastiat pois pöydistä ja vaihtaa ruokabuffetin tilalle kahvikattauksen. Lisäksi kannattaa selvittää, noutaako pitopalvelu seuraavana päivänä juhlapaikalle jääneet pöytäliinat ja loput astiat kuten vesi- ja viinilasit vai tuleeko asiakkaan itse palauttaa loput tavarat pitopalvelulle. Entä pakataanko buffetista mahdollisesti ylijäänyt ruoka asiakkaalle vai millainen käytäntö pitopalvelulla on ylijäämäruoan suhteen.
Sopikaa pitopalvelun kanssa etukäteen myös kaikista muista tehtävistä, jotka toivoisitte tarjoiluhenkilökunnan hoitavan. Automaattisesti ei kannata olettaa, että pitopalvelu esimerkiksi sytyttää juhlatilassa pöytäkynttilät valmiiksi ennen vieraiden saapumista, ellei tästä ei ole erikseen heitä ohjeistettu. Entä haluatteko pitopalvelun hoitavan juomabuffetin täydentämisen vai onko juomien täydentäminen esimerkiksi kaasojen ja bestmanien tehtävä. Jos ruokaviinit on tarkoitus tarjoilla vieraille pöytiin, on tästäkin sovittava pitopalvelun kanssa hyvissä ajoin, mielellään jo tarjouspyyntövaiheessa, jotta he osaavat varata tilaisuuteen riittävästi tarjoiluhenkilökuntaa ja juomakaato hoituu sujuvasti. Pääsääntöisesti yksi tarjoilija hoitaa noin 25-30 henkilön tilaisuuden eli esimerkiksi 100 hengen juhliin olisi hyvä varata 3-4 tarjoilijaa.
Pitopalvelua varten on tarkastettava ennakkoon myös juhlatilan keittiövarustelu. Monissa paikoissa kylmäsäilytystilaa on niukasti ja varsinkin isoimmissa juhlissa saattaa jääkaapeissa tulla ahdasta, kun kylmään on saatava niin ruoat, kakut, iltapalat kuin juomatkin. Talvella juomia pystyy toki säilyttämään ulkona, kunhan ne eivät pääse jäätymään, mutta kesäaikaan voi olla tarpeen esimerkiksi vuokrata jääkaappi tai kylmäallas juomille, jos juhlatilan oma kylmäkapasiteetti ei riitä. Mikäli pitopalvelun tarvitsee vielä juhlapaikalla lämmittää ruokia, kannattaa tarkistaa, että keittiön uuni on GN-mitoitettu eli sinne mahtuu ammattikäytössä olevat uunivuoat. Jos ruoka- ja kahviastiat tulevat pitopalvelun kautta, ne yleensä juhlan jälkeen pakataan likaisina mukaan, mutta jos käytössä on juhlatilan astiasto, olisi keittiössä hyvä olla myös nopea suurtaloustiskikone. Muista tarkistaa, onko juhlapaikalla valmiiksi kahvin- ja vedenkeittimet vai täytyykö pitopalvelun tuoda sellaiset mukanaan. Lisäksi ruokabuffetille ja kahvikattaukselle on varattava riittävän iso ja tukeva pöytä, johon tarjoilut saadaan näyttävästi esille.
Viimeistään siis hääpalaverissa on syytä käydä vielä yhdessä läpi palvelukokonaisuuden sisältö sekä muut yksityiskohdat, ja pitopalvelulta kannattaakin pyytää palaverista myös muistiinpanot, jotta kaikki sovitut asiat jäävät molemmille osapuolille kirjallisina talteen. Häitä varten hoidettavia ja muistettavia asioita on paljon, ja koska hääjuhla on usein ainutkertainen ja monesti myös hääparille elämänsä ensimmäisiä itse järjestettäviä juhlatilaisuuksia, saattaa kaikkien niiden To Do -listojen keskellä kokonaisuuden hahmottaminen tuntua välillä haastavalta. Hääjuhlat kuitenkin useimmiten toistuvat melko samanlaisella kaavalla, joten ammattitaitoinen ja kokenut pitopalveluhenkilökunta osaa neuvoa järjestelyissä ja huolehtia, että kaikki pitopalvelun kannalta oleelliset asiat huomioidaan, jotta juhlapäivänä tarjoilut hoituvat tyylikkäästi ja aikataulussa. Asiakkaalle on tärkeää voida luottaa siihen, että palkkaamansa ammattilaiset, oli kyseessä sitten pitopalvelu, valokuvaaja, bändi tai baarimikko, hoitavat jokainen oman osuutensa ennalta sovitusti ja ammattitaidolla, jolloin hääpari saa juhlapäivänä rentoutua ja keskittyä itse juhlasta nauttimiseen. Vaikka pitopalveluun satsaaminen saattaakin lohkaista hääbudjetista isohkon osan, on maistuviin ruokiin ja laadukkaaseen palveluun sijoittaminen taatusti myös sen arvoista. Onnistuneista juhlista hyvä ruoka muistetaan varmasti ja tarjoiluja kiitellään vielä pitkään juhlien jälkeenkin.
